Team Kanban – een waardevolle vorm van proto-Kanban

Gelukkig is Kanban geen strikt voorschrijvende methode. Daarom spreken we bij Kanban niet over een ‘goede’ of ‘foute’ implementatie, maar liever over de diepte van de implementatie.

Een ondiepe implementatie noemen we een proto-Kanban. Je kunt het zien als “Kanban in wording”. Het uiteindelijke doel is namelijk om klantgerichte diensten (services) van A tot Z te organiseren als Kanban-systemen. Uiteindelijk willen we de hele organisatie zien als een netwerk van services.

Een proto-Kanban is dus een stap in de richting van volwassenheid binnen het Kanban-systeem.

Vier vormen van proto-Kanban

Hieronder beschrijven we vier veelvoorkomende varianten van proto-Kanban:

1. Geaggregeerde Personal Kanban

In deze vorm heeft ieder teamlid een eigen swimlane op het bord. Taken zijn gegroepeerd per persoon.

2. Team Kanban

Hier zie je een gezamenlijke workflow waarin elke taak gemarkeerd is met een avatar van het teamlid dat eraan werkt. Het bord is gedeeld, maar het werk is nog sterk persoonsgebonden.

3. WIP-limieten per persoon

Op dit niveau verschuift de focus naar het werk zelf in plaats van naar de personen. Teamleden organiseren zichzelf en je ziet een betere balans in het aantal ‘in progress’-items per persoon.

4. Geaggregeerde Team Kanban

Hier zie je een gedeeld Kanban-bord voor meerdere teams, met een gezamenlijke ‘Done’-kolom. Deze vorm beperkt multitasking, maar beperkt nog niet de WIP over de hele workflow. Het is een stap richting samenwerking over teamgrenzen heen.

In alle vormen van proto-Kanban zie je een toename van transparantie dankzij visueel management. Vaak gebeurt dit met behulp van een digitaal of fysiek Kanban-bord.

Daarnaast helpt proto-Kanban bij het verminderen van multitasking en het voorkomen van individuele overbelasting. Maar het systeem als geheel kan nog steeds overbelast raken, wat leidt tot vertraging en onvoorspelbaarheid.

Proto-Kanban biedt dus waardevolle eerste stappen, maar een volledig pull-systeem en service delivery workflow is nog in opbouw.

Team Kanban and beyond…

We zien dus veel voordelen bij het toepassen van Kanban op het werkproces van een team. En dat smaakt naar meer…

Naast de eerder genoemde voordelen van een proto-Kanban, kunnen er extra voordelen worden behaald door een aantal expliciete werkafspraken toe te passen. Denk hierbij aan:

• ✅ Samenwerking en kennisdeling bevorderen door het instellen van WIP-limieten

• ✅ Efficiency van het hele team verhogen door het toepassen van Idle Time
  (zelfs als dit ten koste gaat van de individuele bezettingsgraad)

• ✅ Verspillingen elimineren en kwaliteit verhogen

• ✅ Bottlenecks signaleren en oplossen

• ✅ Weerstand tegen verandering verminderen

Door deze afspraken expliciet te maken, til je een team van visueel overzicht (proto-Kanban) naar actieve procesverbetering en meer volwassen samenwerking.