Blameless evaluatie

Waarom evalueren?

Vanuit een Agile perspectief is het heel logisch en natuurlijk om te evalueren. Je bent immers op zoek naar continue verbetering. Je werkt wellicht op een empirische manier. Met Sprints, of via experimenten. En om daadwerkelijk te leren van die proefondervindelijke manier, zul je heel goed moeten evalueren. En als je gericht bent op het realiseren van waarde, is het zaak om open te blijven staan voor manieren om die waarde verder te vergoten.

Wat is een Blameless Evaluatie?

Zonder blaam, zonder verwijt, zonder beschuldiging…  

Als we iets gaan evalueren wat helemaal niet goed is gegaan, dan zijn we als mens geneigd om op zoek te gaan naar wiens schuld het is. En je kunt je voorstellen, als je met een groep mensen een groot project evalueert, dan wordt dit een partijtje vingerwijzen. Met als gevolg dat niemand meer luistert en iedereen alleen maar druk bezig is zelf niet de schuld te krijgen.  

En daarom geloof ik zo hartgrondig in het belang van een blameless evaluatie. Dat is een evaluatie waarin we op zoek gaan naar dieperliggende oorzaken en patronen, maar zonder te vingerwijzen. En waarbij we constructief in  gesprek gaan, op zoek naar inzichten om nieuwe projecten beter te laten verlopen. 

Waarom is blameless zo lastig?

Onze hersenen werken op een gekke manier. Ik licht 3 foute gedachtegangen uit die ervoor zorgen die een constructief gesprek in de weg staan. 

 1. Fundamental Attribution Error 

Als jij zelf een fout maakt, dan heb je de neiging om te kijken naar de externe omstandigheden waardoor dit kwam. Maar als een ander een in jouw ogen onnozele fout maakt, bijvoorbeeld iets kwijt raakt, dan heb je snel de neiging dit toe te wijzen aan haar karakter. “Dat is echt een sloddervos.” We kijken niet naar externe factoren die tot de fout hebben geleid.  

2. Confirmation bias 

Wij hebben de neiging om informatie voorrang te geven die onze persoonlijke ideeën en overtuigingen bevestigen. En negeren eerder alles wat onze overtuigingen tegenspreekt. We raken in een tunnelvisie. Daardoor negeren we informatie die afwijkt of horen het zelfs helemaal niet. 

3. Negativity Bias 

Wij hebben de neiging om negatieve dingen zwaarder te tellen en groter te maken dan positieve dingen. Dus we leggen vaak teveel focus op wat niet goed ging. 

Dit soort mentale patronen zorgen ervoor dat je de ander niet werkelijk hoort, niet in staat bent objectief naar informatie te kijken en dus niet snel de juiste conclusies zult trekken.

Blameless Evaluatie: hoe pak je het aan?

Stel, je wilt een project evalueren op een blameless manier. Hoep pak je dat aan? De coaches van VX Company maken programma’s altijd helemaal op maat. Maar voor een Blameless evaluatie bevat dat programma eigenlijk altijd wel de volgende elementen: 

1. Start met doel en verbinding  

Start de sessie door de deelnemers actief met elkaar te verbinden. Laat hen nader kennismaken. Maak het doel van de sessie helder en vraag ook de deelnemers om hun intentie van de dag met elkaar te delen. Eerst hun persoonlijke intentie en dan wat ze de groep als totaal gunnen. Dit gaat als vanzelf voor meer verbinding zorgen.  

2. Feitelijke reconstructie 

Je kent de uitdrukking wel: met de kennis van nu. Met de kennis van nu kijken we anders naar de situatie dan toen we er middenin zaten. Het is wel belangrijk om een zo feitelijk mogelijke reconstructie te doen van het project. Het maken van een tijdlijn is dan heel geschikt.  

• Stel het eerste begin van het project vast: waar begint de tijdlijn? Vaak geeft dit al een boeiend gesprek. 
• Breng de belangrijkste gebeurtenissen in kaart en zet ze op volgorde in de tijdlijn 
• Laat indien nodig ook de bij de gebeurtenissen behorende emoties en gevoelens op de tijdlijn plaatsen. Bijvoorbeeld in een andere kleur. Zorg hierbij dat mensen niet met elkaar in discussie gaan, maar laat ze delen. Over de emoties hoeft niet één waarheid te ontstaan, maar het delen ervan helpt.

3. Inzichten verzamelen 

Kijk naar de tijdlijn en stel vast waar belangrijke learnings zitten. Dat zijn de plekken waar veel op de tijdlijn is gezet. Ga daar het gesprek over aan. Kies werkvormen die passen bij de aard van die gesprekken. Hier is het belangrijk dat de juiste vragen gesteld worden.  

• Niet: Wie en Waarom. Dat wekt een defensieve houding op, mensen krijgen de neiging zich te verdedigen. 
• Maar: Wat en Hoe vragen. Wat gebeurde er, wat deed je toen, hoe ging dat, hoe was dat voor je. 

4. Problemen oplossen 

Soms is het voldoende een goed gesprek over de inzichten te voeren. Hierdoor ontstaat dan gezamenlijk begrip. Soms is er meer nodig. Vooral als je de blameless evaluatie wilt inzetten om problemen in de toekomst te voorkomen. 

Je kunt dan bijvoorbeeld een root cause analysis doen, die vanuit Lean veel wordt gebruikt. Door het diepere inzicht in je project kun je symptomen van problemen analyseren en ontdek je de grondoorzaken. Of je kiest een brainstormmethode waardoor je oplossingen ontdekt. 

5. Vooruitkijken 

Alle tot hiertoe beschreven werkvormen zijn gericht op de gezamenlijke intentie om te leren en verbeteren. En aan het einde van de blameless evaluatie is het belangrijk dat de groep met elkaar de verantwoordelijkheid voelt om het eigenaarschap voor de oplossingen te nemen. En elkaar dus niet de schuld geeft, maar samen gedreven en gemotiveerd is om te leren van de evaluatie en daarmee toekomstige projecten te verbeteren. 

Meer weten?

Wil je meer weten over de specifieke werkvormen en hoe onze Agile coaches de mentale patronen van deelnemers positief weten te beïnvloeden? Of wil je zo’n evaluatie graag door ons laten begeleiden? Neem dan contact met ons op!