insight 
Als je mij begin 2020 zou hebben gevraagd: “Maarten, wat heeft jouw voorkeur: een fysiek Kanban bord of een digitaal Kanban bord?”. Dan zou mijn antwoord zijn geweest: “Een fysiek bord wint het voor mij altijd van een digitaal bord. Een digitaal bord heeft voordelen op het gebied van statistiek en trendanalyse, maar dat is ook op te lossen met een Excel sheet.”. Ik zou een blogpost hebben geschreven over de voordelen van een fysiek bord.
Maar na ruim een jaar corona-maatregelen moet ik dit ongenuanceerde antwoord wel bijstellen. En dus gaat deze blogpost over de voordelen van een digitaal Kanban bord. Teams hebben de afgelopen maanden vrijwel niet fysiek kunnen samenwerken op de werkvloer en het is de verwachting dat dit ook de komende tijd niet het geval zal zijn.
Dus werken met fysieke borden en team wanden is in de huidige omstandigheid eigenlijk niet mogelijk. Vrijwel alle kenniswerkers hebben in een korte termijn leren werken met virtuele omgevingen, digitale Kanban borden, videobijeenkomsten en een expliciete set aan werkafspraken. Dit alles om deze nieuwe vorm van interactie, efficiënt en effectief te laten verlopen.
Daarnaast hebben ontwikkelaars van deze virtuele toepassingen, mede door de enorme toename van gebruik, in de afgelopen periode veel feedback ontvangen. Hierdoor hebben ze veel verbeteringen doorgevoerd die beter zijn afgestemd op de gebruikerswensen. Door dit gedwongen en intensieve gebruik is mijn beeld van de mogelijkheden, de toepasbaarheid en daarmee de vertegenwoordigde waarde van deze tools veranderd.
Er zijn daadwerkelijk goede toepassingen ontstaan en ik moet zelfs toegeven dat in een aantal omstandigheden virtuele tools zelfs beter werken dan fysieke tools. Daarom een artikel over de voordelen van online Kanban borden.
De voordelen van een digitale werkomgeving
Overal en altijd toegankelijk
In deze periode waar de meerderheid van onze teams verplicht thuis moet werken is één voordeel natuurlijk erg voor de hand liggend. En dat is het voordeel van toegankelijkheid. Een digitale werkomgeving is toegankelijk voor alle teamleden op afstand vanaf elke locatie als je maar een internetverbinding hebt.
Laagdrempelig en intuïtief
Daarnaast zijn veel online werkomgevingen erg laagdrempelig en intuïtief. Hiermee doel ik niet specifiek op digitale Kanban borden, maar juist ook op digitale whiteboards en online team wanden zoals:
In deze omgevingen zijn veel templates aanwezig om met weinig inspanningen jouw werkproces digitaal visueel te maken. Er zijn templates te vinden voor diverse raamwerken, zoals User Story Mapping, Kanban borden en Value Streams. Maar ook voor bijeenkomsten, zoals planning meetings, retrospectives en brainstorm sessies. Door gebruik te maken van deze omgevingen kun je vrij gemakkelijk jouw eigen Agile Team wanden en werkprocessen digitaal visualiseren.
(onderstaand een voorbeeld van templates in Miro)
Centrale opslag
Alle informatie wordt op een centrale plek opgeslagen en daardoor heb je altijd de huidige (real-time) status van de werkzaamheden beschikbaar. Dit is natuurlijk het geval voor je eigen team, maar ook de status van andere teams, managementinformatie met betrekking tot roadmaps en andere relevante strategische informatie kan beschikbaar worden gesteld.
Verhoogde veiligheid
Met digitale en centrale opslag creëer je ook meer mogelijkheden om data te beveiligen. De kans dat er informatie verloren gaat, bijvoorbeeld omdat de schoonmaker per ongeluk de wand met sticky-notes opruimt, is verleden tijd. Daarbij is het mogelijk om door middel van autorisatie en authenticatie functionaliteit bedrijfsinformatie te beschermen en wordt de kans dat onbevoegde personen bedrijf kritische informatie onder ogen krijgen beduidend kleiner. Ook wordt het mogelijk om privacy van medewerkers te waarborgen.
Naast dataveiligheid zien we ook regelmatig dat pandbeheerders en facilitaire afdelingen beperking opleggen voor het gebruik van sticky notes en papieren wanden in verband met brandveiligheid. Daarbij ziet het er ook nog eens een stuk opgeruimder uit.
De voordelen van een digitaal Kanban-bord
Naast de voordelen van een online werkomgeving wil ik ook nog bewust ingaan op de voordelen van digitale Kanban borden.
1. Digitale Kanban borden zijn minder rommelig, zien er opgeruimder uit en stimuleren een gestructureerde overzichtelijke visualisatie en zijn daardoor eenvoudiger te onderhouden.
2. Met digitale Kanban borden kun je historische prestatiegegevens inzien en trendanalyses uitvoeren. Dit komt door de opslag en het nuttige gebruik van data.
3. Door gebruik te maken van deze data is het met digitale Kanban borden mogelijk om vrij eenvoudig een Flow analyse te doen. De meeste tools bieden een grote set aan statistische grafieken en diagrammen die specifiek bedoeld zijn voor Kanban implementaties om de Flow te managen. Onderstaand een aantal voorbeelden van Kanbanize.
4. De meeste digitale borden bieden specifieke maatwerk integraties met andere tools.
5. Door de configuratie van business rules kunnen specifieke stappen in het werkproces en werkafspraken worden geautomatiseerd.
Conclusie
Online Kanban borden in combinatie met online werkomgevingen zijn uitermate effectief voor teams die noodgedwongen gescheiden van elkaar moeten werken. Daarnaast is er de laatste jaren erg veel energie gestoken in data opslag, statistieken en het zichtbaar maken van metrieken om de Flow van het werk meetbaar te maken en hier trendanalyse op uit te voeren. Op de vraag: “Als we weer teruggaan naar het ‘oude normaal’ neem je dan weer afscheid van de digital omgeving en Kanban borden?” Dan is mijn antwoord daarop: “Nee!” Met name de kwaliteit en het gemak van de beschikbare statistiek en de trendanalyse weegt ruim op tegen de voordelen van een fysiek bord. Maar ik denk wel dat ik een hybride vorm zou omarmen, want naast het gemak van digitaal is ook de euforie van een fysiek ticket op DONE hangen onbetaalbaar ?
Meer weten over Kanban
