De voordelen van digitaal werken met Kanban

Na ruim een jaar coronamaatregelen moet ik mijn eerdere, ongenuanceerde voorkeur voor fysieke Kanban-borden bijstellen. Daarom gaat deze blogpost over de voordelen van een digitaal Kanban-bord.

Teams hebben de afgelopen maanden nauwelijks fysiek kunnen samenwerken op de werkvloer, en de verwachting is dat dit voorlopig ook niet verandert.

Werken met fysieke borden en teamwanden is onder de huidige omstandigheden simpelweg niet haalbaar. Vrijwel alle kenniswerkers hebben in korte tijd leren werken met:

• Virtuele omgevingen

• Digitale Kanban-borden

• Videobijeenkomsten

• Expliciete werkafspraken

…allemaal bedoeld om deze nieuwe vorm van interactie efficiënt en effectief te maken.

Tegelijkertijd hebben ontwikkelaars van deze virtuele tools — mede dankzij de explosieve toename in gebruik — waardevolle feedback ontvangen. Hierdoor zijn veel verbeteringen doorgevoerd die beter aansluiten op de wensen van gebruikers.

Door dit intensieve, gedwongen gebruik is mijn beeld van de mogelijkheden, de toepasbaarheid en de waarde van digitale tools veranderd.

Er zijn daadwerkelijk sterke toepassingen ontstaan. En ik moet zelfs toegeven: in bepaalde situaties werken virtuele tools beter dan fysieke alternatieven.

Daarom dit artikel over de voordelen van online Kanban-borden.

De voordelen van een digitale werkomgeving

Overal en altijd toegankelijk

In een periode waarin de meerderheid van onze teams noodgedwongen thuiswerkt, is één voordeel van digitale Kanban-borden overduidelijk: toegankelijkheid. Een digitale werkomgeving is vanaf elke locatie bereikbaar, zolang je maar een internetverbinding hebt. Dit maakt samenwerken op afstand eenvoudig en efficiënt.

Laagdrempelig en intuïtief

Veel online werkomgevingen zijn gebruiksvriendelijk en intuïtief. En dit geldt niet alleen voor digitale Kanban-borden, maar ook voor digitale whiteboards en online teamwanden, zoals:

• Mural

• Miro

• Nureva Span

In deze tools vind je een ruime keuze aan templates die het eenvoudig maken om jouw werkproces visueel te maken. Denk aan formats voor:

• User Story Mapping

• Kanban-borden

• Value Stream Mapping

• Planning meetings

• Retrospectives

• Brainstormsessies

Dankzij deze templates kun je met minimale inspanning jouw Agile teamwand of werkproces digitaal visualiseren.

Centrale opslag

Alle informatie wordt opgeslagen op een centrale plek. Hierdoor heb je altijd toegang tot de huidige (real-time) status van werkzaamheden. Niet alleen binnen je eigen team, maar ook tussen teams onderling, op roadmap-niveau of voor andere strategische rapportages. Iedereen werkt met dezelfde, actuele gegevens.

Verhoogde veiligheid

Digitale opslag biedt ook voordelen op het gebied van informatiebeveiliging:

• Geen kans meer dat de schoonmaker per ongeluk je sticky-notes van de muur verwijdert.

• Met behulp van autorisatie- en authenticatiefuncties kun je bepalen wie welke informatie mag zien.

• Bedrijfskritische informatie blijft beter beschermd tegen onbevoegden.

• Privacy van medewerkers kan beter gewaarborgd worden.

Daarnaast stellen sommige pandbeheerders of facilitaire afdelingen tegenwoordig ook beperkingen aan het gebruik van papieren wanden of post-its, onder andere om brandveiligheidsredenen. Een digitale oplossing is dan niet alleen veiliger, maar ook overzichtelijker en netter.

De voordelen van een digitaal Kanban-bord

Naast de algemene voordelen van een online werkomgeving wil ik ook specifiek ingaan op de voordelen van digitale Kanban-borden:

1. Overzicht en netheid

Digitale Kanban-borden zijn minder rommelig dan fysieke borden. Ze zien er opgeruimd uit, stimuleren een gestructureerde en overzichtelijke visualisatie van het werk, en zijn daardoor eenvoudiger te onderhouden.

2. Historische data en trendanalyse

Digitale Kanban-tools slaan automatisch prestatiegegevens en geschiedenis op. Dit maakt het mogelijk om trendanalyses uit te voeren en inzicht te krijgen in de ontwikkeling van het team over tijd.

3. Flow-analyse en statistieken

Op basis van diezelfde data kun je met digitale Kanban-borden eenvoudig een flow-analyse uitvoeren. Veel tools bieden standaard een breed scala aan grafieken en diagrammen die speciaal ontworpen zijn voor Kanban, zoals:

• Cumulative Flow Diagrams

• Lead/Cycle Time grafieken

• Throughput-analyse

• Bottleneck detectie

Onderstaand enkele voorbeelden uit Kanbanize:

4. Integraties met andere tools

De meeste digitale Kanban-borden bieden maatwerk integraties met andere tools, zoals:

• Issue-trackers (bijv. Jira, GitHub, Azure DevOps)

• Document management systemen

• CI/CD pipelines

• Rapportagetools

Dit maakt het makkelijker om werkprocessen te koppelen en gegevens op één plek te beheren.

5. Automatisering met business rules

Met digitale borden kun je business rules configureren om specifieke werkstappen en werkafspraken te automatiseren. Voorbeelden hiervan zijn:

• Automatisch verplaatsen van kaarten bij voltooiing van een taak

• Waarschuwingen bij overschrijding van WIP-limieten

• Automatisch toevoegen van checklist-items of tags

Deze automatisering verhoogt de betrouwbaarheid van het proces én bespaart tijd.

Conclusie

Online Kanban borden in combinatie met online werkomgevingen zijn uitermate effectief voor teams die noodgedwongen gescheiden van elkaar moeten werken. Daarnaast is er de laatste jaren erg veel energie gestoken in data opslag, statistieken en het zichtbaar maken van metrieken om de Flow van het werk meetbaar te maken en hier trendanalyse op uit te voeren. Op de vraag: “Als we weer teruggaan naar het ‘oude normaal’ neem je dan weer afscheid van de digital omgeving en Kanban borden?” Dan is mijn antwoord daarop: “Nee!” Met name de kwaliteit en het gemak van de beschikbare statistiek en de trendanalyse weegt ruim op tegen de voordelen van een fysiek bord. Maar ik denk wel dat ik een hybride vorm zou omarmen, want naast het gemak van digitaal is ook de euforie van een fysiek ticket op DONE hangen onbetaalbaar ?