Wat is Kanban?

Het ontstaan van Kanban

Kanban komt niet oorspronkelijk uit de IT-wereld, zoals Agile en Scrum. Het eerste kanban-systeem is namelijk ontstaan aan de lopende band bij Toyota in Japan. Industrieel ingenieur Taiichii Ohno bedacht daar midden jaren vijftig een systeem om bestelprocessen niet onnodig ingewikkeld te maken. 

Taiichii Ohno maakte hiervoor gebruik van kratten die gevuld moeten worden met verschillende onderdelen. Op elke krat bevestigde hij een kanban-kaartje waarop stond welke onderdelen erin hoorden. Dat was niet alleen makkelijk voor de leveranciers, maar ook voor het productieproces. Voor iedereen is meteen duidelijk hoe lang het duurde om de krat te gebruiken, te laten vullen en weer terug te krijgen.

David J. Anderson bouwde dit in 2004 weer uit tot een methode voor efficiënt werken binnen de IT. Zijn ideeën vormen de basis van wat men tegenwoordig ziet als de Kanban-methode. Anderson’s boek Kanban: Successfully Evolutionary Change for your Technology Business (2010) biedt de meest uitgebreide beschrijving van de Kanban-methode.

Visualisatie

Met het Kanban bord maak je de workflow en afspraken visueel en dus expliciet. Denk bij afspraken aan zaken als wie wat oppakt, maar ook wat de verwachtingen zijn voordat het werk door mag naar de volgende stap. Het is belangrijk om de visualisatie als team samen op te stellen. Hierdoor zorg je ervoor dat je het met elkaar eens bent en iedereen eigenaarschap heeft over de workflow.

WIP limiet

Een wat? Een tweede belangrijk punt naast de visualisatie is het limiteren van de hoeveelheid werk, ook wel bekend als ‘work in progress’ of afgekort WIP. Door realistische hoeveelheden werk in één keer op te pakken, wordt de levertijd verkort en de kwaliteit verhoogd. Mensen hebben namelijk de gewoonte om nieuw werk zo snel mogelijk op te pakken, maar dat gaat ten koste van werk waar ze nog mee bezig waren. Door de hoeveelheid werk waar het team mee bezig is bewust te limiteren houd je de regie.

De workflow

De workflow is als het goed is zichtbaar op het Kanbanbord. Verschillende post-its of kaarten verdeeld over diverse kolommen geven aan wat de status is van de verschillende taken. De kolommen vertegenwoordigen de diverse stappen in de workflow en maken het makkelijk om bottlenecks in het werkproces te lokaliseren. Er is een goede flow als items nauwelijks stilstaan op het bord en van links naar rechts verschuiven. Dit wil zeggen dat er een goede doorlooptijd is en het proces efficiënt verloopt. Er zijn dan geen lange wachttijden of blokkades.

Kanban biedt verschillende methodes om de flow te meten en te verbeteren. Alles wat de flow blokkeert wordt daarbij kritisch onderzocht. Dit leidt tot een cultuur van constante verbetering waarin de cyclustijd steeds korter kan worden én de kwaliteit steeds hoger.

Feedback loops

Net als bij Scrum, speelt interne en externe feedback een belangrijke rol bij Kanban. Met regelmatige meetings wordt de voortgang bijgehouden en kan er aangestuurd worden waar nodig. De dagelijkse Kanban-meeting zorgt voor de coördinatie van het team en maakt zelfsturende teams mogelijk. Binnen Kanban zijn daarnaast nog verschillende andere team-meetings mogelijk. Sommige daarvan gaan over het product andere over de samenwerking.

Het product
Bij de strategie review kijk je hoe de buitenwereld verandert en welk effect dat heeft of kan hebben op jouw product. Het product of de diensten kunnen op basis hiervan aangepast worden. Bij de service delivery preview wordt er naar het product zelf gekeken: kan de effectiviteit ervan nog verbeterd worden?

Het proces

Bij de operations review staat de balans tussen de processen centraal. Bij de risk review wordt er gekeken naar wat het team blokkeert of de productiviteit van het team verminderd. Bij de delivery planning worden opleveringen gemonitord en gepland. De replenishment meetings ten slotte gaan over de voortgang en tilt processen over het commitment-punt heen. Dit punt is het punt waarop een subtaak van ‘to do’ naar ‘doing’ gaat.

Het Kanbanbord

Wij zeiden het al: het Kanban-bord is meer dan wat post-its. Het bestaat uit vijf elementen: visuele signalen, kolommen, limieten voor werk in uitvoering, een commitment punt en een leveringspunt. Het hoeft ook lang niet altijd een fysiek bord te zijn: een digitale variant, bijvoorbeeld met programma’s als Kanbanize is vaak veel makkelijker, zeker met hybride werken.

Visuele signalen en kolommen

Visuele signalen zijn de visuele kaartjes zoals post-its en stickers. Elk kaartje bevat een werkitem. Samen maken de kaartjes meteen duidelijk waar het team aan werkt. Deze kaartjes worden verdeeld over verschillende kolommen. In de meest simpele variant wordt hierbij gebruik gemaakt van 3 kolommen: to do, doing, en done. Maar de kolommen kunnen ook de genuanceerde stappen van de workflow van het team beschrijven.

Limieten
De WIP-limieten geven aan hoeveel kaartjes er maximaal in één kolom mogen staan. Als dit limiet is bereikt moeten eerst de bestaande kaartjes afgehandeld worden, voordat er nieuwe kaartjes of taken aan de kolom mogen worden toegevoegd. Deze limieten zorgen ervoor dat knelpunten snel gesignaleerd worden en dat de flow geoptimaliseerd wordt.

Commitment-punt en leveringspunt
Het commitment-punt is het punt waarop een kaartje van de kolom ‘to do’ naar de kolom ‘doing’ gaat. Vanaf dat moment gaat het team de commitment aan om aan dit onderdeel te werken. Het leveringspunt is het einde van de workflow. Op dit moment gaat het product naar de klant. Doel is om zo snel mogelijk kaarten van het ene punt naar het andere over te brengen om zo de doorlooptijd kort te houden.

Wil je meer weten over Kanban, bijvoorbeeld om Kanban (beter) toe te passen binnen jouw bedrijf? Bekijk dan ons aanbod aan trainingen. VX Company helpt je graag op weg.