insight Het zou zomaar kunnen dat je lijdt aan een onbekende, maar wijdverspreide kantoor ziekte: MAS. David Grady introduceerde dit acroniem in een Ted Talk in 2014. Het staat voor ‘Mindless Acceptance Syndrome’. Het fenomeen waarbij je gedachteloos alle uitnodigingen voor vergaderingen accepteert die in je mailbox verschijnen. En dan zijn helaas flink veel vergaderingen ook niet zo effectief. Daardoor is het risico groot dat je een aanzienlijk deel van je werktijd verspilt aan ineffectieve vergaderingen. Gelukkig is daar wat aan te doen!
Voordat je een vergaderverzoek accepteert (of zelf plant!) stel jezelf dan de volgende vragen:
- Wat is het doel van de vergadering?
- Wat is de rol van de verschillende deelnemers?
- Wat is het gewenste resultaat?
Wat is het doel?
Door dit van tevoren met elkaar vast te stellen, maak je de meeting al veel effectiever. Het kan zomaar zijn dat iemand alleen maar geïnformeerd wil worden. Die is dan blijer met een mailtje achteraf. En misschien denkt een manager dat het doel van een vergadering is om het team te informeren. Terwijl een teamlid verwacht mee te mogen besluiten. Het is in elk geval goed dat dit op tafel komt.
Wat is de beste vorm?
De vorm van de vergadering laat je afhangen van het doel. Maar let op: de vorm waarin een groep mensen om een tafel zit en over een onderwerp praat is maar zelden effectief.
Brainstorm
Wil je met elkaar iets bedenken? Kies dan een brainstormtechniek waarbij je eerst via divergeren veel ideeën bedenkt en vervolgens via convergeren tot een keuze komt.
Liberating structures
Zoek mooie werkvormen die de creativiteit, maar vooral ook de betrokkenheid van alle deelnemers verhogen? Verdiep je dan eens in de Liberating Structures van Keith McCandless en Henri Lipmanowicz.
Besluitvorming
Duurt beslissen bij jullie eindeloos? Bedenk dan eens hóe je wilt besluiten. Moet iedereen het ermee eens zijn? Of kun je het besluit in bepaalde mate delegeren via de Management 3.0 methode delegation poker? Of volstaat het als mensen zeggen: ‘Ik kan ermee leven.’ Dan kun je je eens verdiepen in het Sociocracy 3.0 principe van consent based decision making.
Scrum events
Niet voor niets noemen we de Scrum Events geen vergaderingen. Het doel van elk event is klip en klaar én er is een timebox, dus een maximale tijdsduur. Toch kan ook een Sprint Planning verzanden in een lange, monotone zit. Of een Sprint Retrospective stokken op het moment dat we uitvoerbare verbeteringen vast willen stellen. Zorg dus ook daar voor een duidelijk doel én een geschikte vorm.
ELMO to the rescue!
Uiteindelijk is de effectiviteit van het vergaderen natuurlijk ook afhankelijk van het gedrag van de deelnemers. Wat zijn de meest gehoorde klachten?
- Breedsprakigheid
- Nodeloos lange discussies
- Te veel ingaan op details
Daar is gelukkig een geweldige oplossing voor: ELMO! ELMO is de afkorting van ‘Enough, let’s move on.’ Je kunt hem op je vergadertafel leggen. Wijs er subtiel naar, zwaai ermee of gooi hem in het zwaarste geval naar iemands hoofd. Lees hier hoe je Elmo slim inzet.
Meer weten?
Hopelijk ben je geïnspireerd om jouw vergaderingen effectiever én leuker te maken. En roep jij bij het volgende vergaderverzoek in je mailbox: “No MAS!”
Wil je meer weten over de genoemde methodieken en werkvormen? Neem dan gerust contact op met onze Agile Coach Saskia Aalberts.